Por que automatizar o envio de e-mails do seu negócio

O e-mail é um canal de comunicação muito usado pelas pessoas e empresas, fazendo parte do nosso dia a dia. Nas corporações, ele serve para se comunicar com os colaboradores e clientes, entre diversas outras finalidades.

Só que quando a empresa possui um número muito grande de contatos, precisa de uma maneira rápida e prática de fazer essa comunicação, e a automação é uma dessas possibilidades.

Pensando nisso, neste artigo, vamos falar sobre o que é automação e por que as empresas deveriam utilizá-la para o envio de e-mails.

O que é automação de e-mail?

Automação de e-mail é o envio periódico de mensagens para uma lista de contatos registrada. O disparo é feito de acordo com um fluxo programado, sem que para isso seja necessária a ação humana.

Por exemplo, quando um usuário preenche um formulário de contato no site de uma fabricante de tijolo baiano 8 furos, começa a receber e-mails dela automaticamente, de acordo com as configurações feitas pela equipe ou profissional de marketing.

Esse recurso é muito importante para as estratégias de marketing digital de uma marca para estabelecer um bom relacionamento entre ela e seu público-alvo, assim como para o uso interno da empresa, com os próprios colaboradores.

Para automatizar, é necessário usar uma ferramenta e ter um responsável para cuidar da formulação dos e-mails, da lista de contatos, das mensagens enviadas e do fluxo de envio.

Essa ferramenta pode ser paga ou gratuita e ajuda as organizações a manter um contato constante com quem desejar.

Por que automatizar?

Existem diversas razões plausíveis para que as empresas automatizem o e-mail, uma vez que ela precisa se comunicar com um número grande de contatos, tais como:

  • Clientes;
  • Parceiros;
  • Fornecedores;
  • Colaboradores.

Por exemplo, vamos imaginar que um usuário disponibilizou seu contato no site de uma empresa de locação de vans para obter mais informações sobre van com banheiro.

A partir disso, é necessário que a organização estabeleça uma comunicação constante com esse lead, para que ele consiga todas os esclarecimentos que deseja, até fechar negócio com ela. Mas ela também precisa da automação para:

1 – Envio de newsletter

A newsletter é um mecanismo muito importante para a fidelização e prospecção de novos clientes. 

É por meio dela que um relacionamento duradouro entre empresa e consumidor é firmado, para que ele obtenha informações acerca de um produto ou serviço.

Esse recurso leva até as pessoas as principais informações sobre o segmento, melhorando a autoridade da marca perante o público naquilo que ela faz.

2 – Envio de promoções

Outra possibilidade é manter a lista de contato dos clientes sempre atualizada a respeito de promoções. 

Sendo assim, uma empresa como a de bolo caseiro da dinda informa seus contatos sobre lançamentos, produtos em oferta e itens do interesse de cada um.

Isso porque, por meio da automação, também é possível personalizar as mensagens, ou seja, o cliente terá a sensação de aquele conteúdo do e-mail foi feito exclusivamente para ele, o que é muito importante para fidelizar e prospectar.

3 – Comunicação interna

A comunicação interna, ou seja, o diálogo entre organização e colaboradores, é muito importante para os processos dentro de uma empresa, seja esta pequena, média ou de grande porte.

Agora, imagine que uma indústria com 100 funcionários faça mudanças na fabricação de aço corten textura e precise formalizar isso com os colaboradores na linha de frente de produção.

O envio manual leva muito tempo e pode conter erros, sendo assim, com a automação, os colaboradores rapidamente terão acesso a todas as informações pertinentes. 

Além disso, a empresa pode usar o e-mail automatizado para:

  • Informar eventos internos;
  • Comunicar feriados;
  • Lembretes de aniversário;
  • Relatórios de reuniões.

Os eventos internos podem ser festas de fim de ano, palestras e outros acontecimentos do interesse do público interno, assim como é preciso lembrar feriados, aniversários de funcionários e o que foi discutido nas reuniões.

Tudo isso auxilia no relacionamento interno da organização, além do envolvimento dos colaboradores, ou seja, a automação também ajuda os processos internos da empresa por meio de uma comunicação efetiva.

Conclusão

O e-mail é um importante canal de comunicação e pode ficar ainda melhor se for automatizado. Dessa forma, os riscos de falta de comunicação, problemas no fluxo de envio e até mensagens repetitivas são evitados.

Trata-se de um processo simples que pode até mesmo contar com uma ferramenta gratuita e que vai ajudar as empresas de muitas maneiras, seja para o marketing externo ou interno.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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